Minimal Life Style

スキャナー

洗面所なら洗面所、キッチンならキッチンと同じジャンルのものを続ける方が書きやすいし、色々つながって良いかなと思って書いてはいたのですが、試しにガラッと変えてみます。

 

1. ミニマルとデジタル、クラウドの親和性

今までのアナログ話からガラッとデジタル系です。

ミニマルなライフスタイルとデジタル系のテクノロジー、もっと踏み込めばクラウド系のサービスは切っても切り離せない関係にあると自分は思っています。

劇的にものを減らそうと思ったらデジタルの活用は避けられない。

むしろ、そういった技術が発達してきたからミニマルなライフスタイルがこれだけの勢いを持って広がってきたようにさえ思えます。

そういう訳で、自分のデジタル系への依存度はかなり高いと思います。

今回はその中でも一番のオススメ、一番買って良かったと思うもの、一番人に食いつかれる話、スキャナーです。

 

2. 買って良かったNo.1家電

本日はズバリFUJITSUさんの回し者ばりに推します!

FUJITSU
Scansnap ix100

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これをヘビーユーズ、溺愛しております。

では、特徴を片っ端からご紹介していきましょう。

 

3. 小さい!

とにかく小さいです。軽いです。

机の上にはMacbookとiPad、iPhone以外は置きたくない人間ですが、これだけは許す。

机の端に小さく収まってくれます。

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USB電源で充電池内蔵なので、電源にしばられません。

 

4. コストパフォーマンス抜群!

スキャナーとしてはかなり安い部類に入ります。

同じScansnapシリーズのハイエンドモデルはちょっと前までは5〜6万円、今でも4〜5万円しますが、これは2万円切ります!

 

5. Wi-Fi接続

スキャナーって机とかに置かれて線でパソコンつながれてるイメージでしたが、Wi-Fi接続でつながっている必要がありません。

電源も先に述べた通りなので家中どこにでも持って行って使えます。

 

6. 操作が簡単

蓋を開いて手前から奥に通すだけです!

簡単。

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これに慣れるとコピー機タイプのフラットベッドスキャナーが面倒臭くて使えなくなります。

うちは父親もデジタル系が強く、両親写真が趣味だったこともあり、早い段階からフラットベッドスキャナーがある家でした。

でも、そのフラットベッドスキャナーを使うの自分はどうしてと好きになれず、ほとんど使いませんでした。

実はフラットスキャナーと今のix100の間に、もう一台s300という古い機種のScansnapを使っていて、そちらも同じように紙をプリンターのように通していくドキュメントタイプのスキャナーだったのですが、それでも今程こまめにスキャンするという習慣にはなりませんでした。

それを変えたのが次に挙げる機能です。

 

7. クラウドによる仕分け

これが凄いのですが、この製品、先に述べたように基本的にパソコンに直接つなぎません。

つまりパソコンにデータを取り込むということ自体をしないのです。

どうするかというとScansnap Cloudというサービスがセットになっていて、そこに一時的にデータを放り込んでデータ内容を精査し、仕分けしてくれます。

識別してくれる内容の区別は全部で4つ。

・名刺
・写真
・レシート
・その他の書類

これを自動で判別して、それぞれに紐付けされたサービスに保存してくれるのです。

この判別、なかなかの精度で、たまに手書きの領収書が一般の書類に行ったり、変なサイズの名刺がレシート扱いされたりすことはありますが、そういう変わり種以外はかなり正確に仕分けてくれます。

Scansnap Cloudは確か1週間か2週間だけの一時的な保存サービスで、もし間違った仕分けがなされてもその間に仕分けのし直しが可能です。

容量は2Gバイトまでで、無料。

本当に優秀です。

自分はこれに3つのサービスを紐付けています。

・名刺 — Evernote 名刺フォルダ
・写真 — Google Photo
・レシート — freee
・その他の書類 — Evernote 一般

それぞれ解説していきます。

 

8. 名刺 — Evernote 名刺フォルダ

このシステムにするまで名刺管理が大嫌いでした。

今は簡単。

勝手にEvernoteの名刺フォルダに放り込まれます。

現物はスキャンしたその瞬間に捨てます。

下さった方にはすみませんが、いつでもデータが手元にあってアクセスできる方がずっと価値があると思って下さい。

名刺管理サービスは他にもいくつか紐付けできるサービスがありますが、Evernoteのプレミアムサービス(有料です)を使っていたので、こちらにしました。

Evernoteのプレミアムサービスについては後述します。

 

9. 写真 — Google Photo

我が家には壁に飾ってあるものや余程特殊な写真以外はアナログの写真がありません。

全部取り込んでデータ化してあります。

最初は少し抵抗がありましたが、現物として取っておいて引き出しの奥にしまってあるよりも、いつでも見られる方が余程価値があると思います。

アナログのアルバムにしてという作業が自分は好きではありませんし、アルバムを見返すというのもほとんどしないのですが、データとして手元にあると呑み会なんかで話題になった時にすぐにその時の写真が出てくるのは結構面白いです。

元々この発想は父親が卒業アルバムをiPadで写真に撮って同窓会に持って行くということをやっていて、これがウケるウケるという話だったので自分も真似しているのですが、そのさらに延長線上ですね。

いつだったか大学の部活の仲間が結婚するから昔の写真があったら送って欲しいとグループのLINEに流れてきて、1分以内にGoogle Photoのアルバムのリンクをシェアする形で送った時はちょっとした神様扱いでした(笑)

写真の保存サービスも色々ありますが、Google Photoを使っているのは容量無制限で無料だからです。

実はiPhoneやiPadで撮った写真もそこに同期されるようにしています。

iPhoneやiPadの写真がストレージやiCloudの容量を圧迫した時もバックアップがあるので躊躇なく消すことができます。

但し、Google Photoは容量無制限で無料の場合は若干画質が落ちます。

その点だけお気をつけ下さい。

これも当初は悩みましたが、アナログ写真で保存してあったものが劣化していく方が遥かに厳しいことに気付いたため、この方法を選びました。

プロフィール写真のように高画質で必要なものは別にDropboxに保存しています。

 

10. レシート — freee

自分は個人事業なので会計も確定申告も自分でやる必要があります。

大嫌いな作業ですが、税理士に依頼する程稼げてもいないですし、自分である程度把握していたいというのもあります。

そこで使っているのがfreeeというクラウド系の会計ソフト。

クラウド系なのでMacでもiPadでもiPhoneでも、外にいても会計処理の作業ができます。

freeeの前にMoney Forwardという別のサービスを利用していた時期もありましたが、このレシートの取り込みシステム一点のためにfreeeに乗り換えました。

流れを説明しますと、まずレシートをスキャナーで取り込みます。

自動でfreeeに保存されます。

freeeのOCR機能によってレシートに書かれた文字が取り込まれ、日付や価格、内容などが反映されて、勘定科目の予想までしてくれます。

あとは端末からログインして、取り込まれた数字や予想された勘定科目があっているかどうかを確認し、必要なら修正して、取り引き登録のボタンを押すだけ。

スキャンしたレシートは、freeeの最上位の契約をすれば電子ファイルで保存でき、現物は廃棄できるのですが、流石にちょっと高く付くので、現状はまとめて封筒に入れて保管しています。

確定申告時もその後もその現物のレシートを取り出すことはありません。

freeeは銀行やカードのやり取りなども自動的にデータを吸い出して記録してくれ、請求書の発行やその請求書と実際の取り引きの紐付けまでできるので、昔に比べて作業は劇的に楽になりました。

手放せません。

 

11. その他の書類 — Evernote 一般

残りの書類はEvernoteにまとめて放り込んでいます。

一番大きかったのは楽譜。

アイリッシュ音楽は口頭伝承の文化なので楽譜をほとんど使いませんが、それでもアイリッシュ以外の音楽も演奏するのでそれなりに楽譜はありました。

それが今では1/5も残っていません。

A4よりでかい変なサイズのものや製本されているもの以外は(場合によっては製本それたものも裁断してスキャンしましたが)、全部データ化してあります。

そうすると出先でリハーサルをしていて、昔やったあの楽譜なんて話になった時にすぐに出てきてiPadで見られますし、楽譜を失くしてしまった人がいるとその場で送ることもできます。

クラシック音楽中心の音楽家の人達の楽譜量は半端ではなく、それで部屋が圧迫されているという話もよく聞きます。

この話を聞いて飛びついて、その日帰りにスキャナーを買って帰った猛者もいました。

書類もこれと同様ですね。

棚の奥にしまいこんで、あるんだか無いんだかわからず、すぐに出てこないような書類は無いも同然です。

データ化してすぐに検索で出てくるということがもたらす恩恵は想像以上にでかいと思います。

 

12. 検索と仕分け

手書きの資料などは流石に検索用に名前を付けますが、印刷されているものについては、そこから先特に仕分けたり、名前をつけたりはしていません。

それは先程も少し触れたEvernoteのプレミアムサービスのお陰で、OCR検索で欲しい資料はいつでも出てきます。

このOCR検索機能が使えたのが少なくともサービス選択時にEvernoteだけだったのと、同じように使っているDropboxなんかにも紐付けできるのですが、そちらを選ばなかったのは、PCの容量を圧迫しないからです。

この話はまた別の機会にしますが、自分のMacbookのデータは、一部よく
使うファイルがiCloudに保存されている以外はまるごとDropboxに同期してあります。

それによってPCが無くても中のデータに出先からiPhoneやiPadでアクセスできるのです。

但し、このサービスはミラーリングなので、Macに同じ容量保存されることになります。

自分のMacは小さな12インチのMacbookなので、この容量圧迫は結構大きな問題になります。

それを気にしてスキャンしなくなるのは本末転倒なので、気兼ねなくポンポン放り込むためにEvernoteにした訳です。

ただ、Evernoteのユーザーインターフェースは正直あまり好きではありません。

Dropboxの方がシンプルで使いやすい。

DropboxもOCR検索に対応してきているらしいのですが、これも今の契約よりさらに上のサービスになるし、前述のように容量を圧迫するので却下。

容量を全く圧迫しないクラウド系ストレージサービスとしてAmazonドライブというのがあるのですが、アカウントはあるもののまだ活用してはいません。

使えるかこの先検討したいと思っています。

 

13. スキャン自体よりも仕分けの煩わしさ

ここまで書いてみてはっきり気付きましたが、自分が過去に使ったいくつかのスキャナーが定着しなくて、今のスキャナーが定着しているのは、スキャンする作業そのものよりも、その後それをPCに取り込んで、内容ごとに仕分けしてという作業が大嫌いだったからです。

そこをごっそり自動化してくれたために、紙媒体が家に入っきたらすぐにスキャンし、PCを開くこともせずに仕分けが住んで、紙媒体そのものは保存書類以外は即捨てるという気持ちの良いサイクルをつくることができたのです。

自分にとっては本当に劇的な変化でした。

 

14. スキャナーのチョイス

スキャナーのチョイスについてはもう少し言及しておく必要があります。

自分はScansnap ix100一択だと思っていますが、人によってはスキャナーの選択は変わってくると思います。

まず、大量に本をスキャンする人には向きません。

裁断するつもりなら話は別ですが。

本を大量にスキャンする人はフラットベッドタイプのスキャナーか、ScansnapだとSV600という新しいスタンドタイプのものが候補として挙がります。

それから常時大量の書類をスキャンする必要がある人は、ix1500のようなハイエンドモデルも視野に入れるべきです。

ix100は一枚ずつ手差しでスキャンしていくので、まとめて置いて高速で自動でスキャンしていくハイエンドモデルには全く敵いません。

日々の書類量がそこまで多くなくても、最初に大量の書類を目の前にして片っ端から処理していくという作業になった時にはなかなか大変だと思います。

でも、その大量スキャンの作業を一度終えてしまえば、小さくて圧迫感が無く、どこにでも運べて手軽にスキャンできるというメリットは計り知れません。

大量のスキャンを終えた時に、もはや大量にスキャンする用もないのに大量の紙を待ち続けるハイエンドの大きなスキャナーの存在に自分は耐えられそうになかったのでix100を選びました。

そこはご自身のライフスタイルとよくご相談下さい。

 

こんなに長く書くとは思ってもいませんでしたが、ここまで飛行機の中で一気に書いてしまいました。

Scansnap ix100、おススメです!